
こんにちは、モチです!
今回は、女性に人気の『事務職』について解説をしていきます。

家庭があっても生活バランスがとりやすい職業と聞いたので、情報を参考にさせて頂きます!
求人情報などを見るとよく目にする事務職。相手に仕事を尋ねたとき、事務職と聞いてよくわからないまま何となく納得していませんか?
筆者もその1人でした。今まで事務してますと聞いても、なんかデスクワークとか雑務とかしてるんだろうな程度にしか想像できませんでした。
しかし、当記事のインタビューにご協力頂いた、ゆかさんのおかげで事務職の具体的な『仕事内容』と『求められるもの』を明確にすることができました。

ゆかと申します。
本日は皆さんのお役に立てればと思い、依頼を受けさせて頂きました。


ゆかさん、本日はご協力頂きありがとうございます。事務職に興味がある読者さんのためにも、ガンガン質問させて頂きます。
事務職に興味があるけど、実際どんな仕事かよくわからない、働くためには何を準備すればいいのかを詳しく知りたい方には必見の内容となっているので、適当にスクロールして流し読みをされないことをおすすめします。

当記事は事務職という職業を、4つのテーマに分けて解説していきます。

興味があるところにクリックすると、飛ばし読みができます!

事務職の給与事情
まずは、職業として最重要項目といえる給与についての詳細を、厚生労働省やネットの口コミの統計をもとに、平均給料を算出してみました。


想像したよりも少し給与が少ない気がします…

平均的には大体これぐらいが相場ですが、昇格などもあるので一概に上記給与というわけではないですよ。
みなさんもご存じのように事務職といっても、『一般事務』、『営業事務』、『経理事務』、『医療事務』、『人事事務』、『法務事務』、『貿易事務』など様々な業種があります。
また、会社の規模によっても昇給の機会が異なります。以下データは、厚生労働省の調査をもとにした企業規模・業種別の昇給実施率なので、参考にしてみて下さい。
【企業規模別昇給実施率】
企業規模 | 管理職 | 一般職 |
---|---|---|
大企業(5,000人以上) | 67.5% | 89.1% |
大企業(1,000~4,999人) | 76.0% | 90.0% |
中小企業(300~999人) | 72.9% | 81.9% |
中小企業(100~299人) | 70.3% | 79.0% |
【業種別昇給実施率】
企業規模 | 管理職 | 一般職 |
---|---|---|
建設業 | 84.7% | 93.4% |
製造業 | 79.6% | 89.0% |
情報通信業 | 78.6% | 85.3% |
運輸業、郵便業 | 57.7% | 71.9% |
卸売業、小売業 | 69.6% | 78.9% |
金融業、保険業 | 69.4% | 79.2% |
不動産業、物品賃貸業 | 76.6% | 84.5% |
宿泊業、飲食サービス業 | 48.2% | 59.8% |
生活関連サービス業、娯楽業 | 69.3% | 75.4% |
医療、福祉 | 71.7% | 75.8% |
上記表からわかる結果は、中小企業よりも大企業のほうが昇給の可能性があるということでしょう。
別記事となりますが、貿易事務についても紹介しているので、貿易事務がどれくらいの給与があるか興味がある方はのぞいてみて下さい。

大企業のほうが処理する仕事量が多い為、このような数字になっているのではないかと思います。

なるほど~
規模や業種で給料が異なるということですね。
後のパートで少し語りますが、資格手当だけでなく『昇格試験』などを行っている会社もあるので、事務で安定した給与を得たいのであれば、大企業で給与アップ試験などを行っている会社を選択すると良いでしょう。
仕事内容

給与のイメージは先ほどの説明で理解できたかと思います。当パートからが本記事の本題、つまり読者様のためとなる、『事務職の実態』を解説してまります。
ゆかさんの経験を踏まえた仕事内容の説明なので、ネットや本に記載されている抽象的なものではなく、よりリアルに皆様に伝えられるかと思います。

事務業務というと、デスクワークという抽象的なイメージしかないのですが、実際どんなことをしているのでしょうか?

業種によってやることは違いますが、共通の仕事が3つあります。
事務業は、所属する会社によってやることが変わるのが答えではありますが、その業務形態の中でも具体的に何をメインでする仕事なのかをこれから明らかにしていきます。
ペンとノートの準備ができた方は、スクロールしていきましょう!
事務業の正体
当記事に興味を持っている方は、ある程度事務職について調べているかもしれませんが、ネットで調べると、以下のようなアシスタント業務が確認できるかと思います。
- 書類作成
- 電話・メール対応
- 来客対応
- データ入力
- ファイリング
- 郵便物の仕分け・発送
- 備品管理
- 顧客情報管理
- 在庫管理 など
上記の事務業は企業によって異なります。例えば、電話やメール対応をせず受発注がメインの事務、クライアントとやり取りをして注文書を作成して社員に橋渡しをする営業的な事務など、専門で取り扱うものは様々です。
ここで皆さんはこう思うはずです、『結局、何すんねん⁉』と。しかし、ゆかさんからの情報を得て、事務がメインで何をするのかというのが明確になりました。

私なりの見解ですが、事務は以下3つの業務を行う職業だと理解しました。
数ある様々な事務職の中で、どの職種でも必須といえるものが3つあります。それは、、、
- 仕分け業務
- 書類作成
- 書類管理
上記3つが事務の本質、かつ仕事の正体ともいえます。この3つの業務は事務職をやるうえでは避けられないことと頭に入れて頂きたいです。つまり、書類を作成したり管理するのが得意でない方にとっては、あまりおすすめができない職業といえます。
具体的にどんな業務なのかをゆかさんのインタビューでしっかりと確認したので、これから事務職をやろうとしている方は参考にしてみて下さい。

3つのメイン業務では、具体的にどんなことをしているのでしょうか?

まずは仕分け作業から説明していきますね。
仕分け作業

事務業務の中でもメールや電話対応、書類作成、書類管理など様々ありますが、どの仕事にも必ず『仕分け業務』が関わってきます。
『仕分け作業はどの職業にも当てはまるわ!』と思う方もいますが、ゆかさんいわく、事務業務の仕分け量はケタが違うと語っていました。

例えばメール処理だけでも、1日に最低30~40件はざらにあります。
メール対応を真摯に1日30件~40件さばくとどうなるか、皆さんは知っていますか?
、、、日が暮れます。
朝一に会社に来たら、どんな仕事よりも先に仕分け業務を優先してやらなければ、効率よく仕事ができないとゆかさんは言っています。
『これはすぐやる仕事』、『今週中にやるのはこれとこれ』、『終わった書類を仕分ける』というように、タスクをすべて整理することこそが事務職で大事なことなのです。

仕分けを制する者は、事務を制するともいわれますね。

事務って意外と奥が深そうですね。
仕事で大事なのは目の前にあるものだけではありません。どの仕事を優先しなければいけないのか、自分で『ロードマップを作成』しなければいけません。
もちろん、企業内である程度の仕組み化は既にできているでしょうが、流動的、突発的なものに対しては、ある程度の判断力が必要となります。

書類などはちゃんと仕分けてコツコツやっていかないと、後々1人ではさばけなくなりますよ。

そ、そんな…
何かコツなんてないのでしょうか?

ルールを自分で決めることですね。
事務作業はとにかくタスク量が想像以上に多い仕事です。マニュアル通りではさばけないものも多々あります。そんな中で効率よく仕事を処理していくには、『自分でルールを作る』ことが大切です。
ゆかさんは業務を仕分けをする際に、以下のようなことを考えて整理しているようです。
- 月、日ごとに分ける
- 商品ごとに分ける
- お客様ごとに分ける など
上記のような仕分けをして、その仕分けた中から段階を踏んでさらに仕分けをしていくのだとおっしゃっています。

例えば、日ごとに分ける⇒お客様別に分ける⇒国別に分けるなど、段階を踏んで仕分けしていきます。

整理作業ができない人は結構厳しそうですね…
片付けが好きな方は特に問題なくこなせる業務かもしれませんが、今までそんな仕事をしたことがない人は非常に苦労する可能性はあります。

そこで朗報です!
当ブログでは、仕事の悩みについての解決方法も解説しています。仕分け業務は優先順位を決められればできることなので、仕事の優先度のつけ方を知りたい方は、【仕事の悩み解決】たった3つの簡単な手順で優先順位がわかる方法を是非参考にしてみて下さい。

なるほど~
こうすればいいのですね。参考になりました!
書類作成

書類作成については、所属する会社によってつくるものが異なるので、これを作ればいいという的確なアドバイスを申し上げることはできません。
しかし、書類作成で大切なポイントは『相手が求めているもの』をしっかりと理解することが欠かせません。簡単に表現すると、的確な御用聞きができるかが書類作成のカギを握っているということです。

書類作成にあたり、どんなことを意識してい聞いているのでしょう?

大きく3つのポイントに気を配って聞いています。
- 何を使いたいのか
- どう使いたいのか
- どれくらいの需要のものが必要なのか
上記3つをしっかりとヒアリングをして、社内に展開していくのが事務の流れになるようです。この御用聞きとクロージングがしっかりできていないと、いつまでたっても書類作成はスムーズにできるようになりません。

見積り書1部作成だけでも、顧客は何が欲しくて、どうしたいのか、どれくらいのものを求めているのか分析する必要があります。
たかが見積書を作るだけだとしても、予算やスケジュール、人員などを調整するためにしっかりとしたクロージングをしなければいけません。
指示された書類を作るだけということもありますが、それにも何かしらの意図があります。つまり、事務の書類作成とは、社内外問わず『ヒアリング』と『クロージング』がしっかりできて初めて成り立つ業務と理解しておきましょう。
書類管理

仕分け、書類作成ができるようになると、大体の事務仕事はできたようなものですが、最後の詰め作業として、『書類管理』という大事なミッションがあります。
管理といっても、業種によって管理する書類と方法が異なってきますが、事務には間違いなく書類を管理する仕事があります。

作成した書類は誰が管理するのでしょうか?

基本は作成した担当者が行い、わかりやすいところか指定された場所に保管しています。
ご存じの方も多いかもしれませんが、会社には監査というものがあります。簡単に説明すると、会社の投資家などに経営がしっかりしているかの証拠を書類で提出するための報告イベントのようなものです。
監査で質問されたときに、すぐ書類を提出できるかで会社の未来が決まるといってもいいくらい、書類管理は重要なことです。

証拠をすぐ提出できない会社は、経営がずさんだと評価されて支援してもらえなくなります。
会社の評価を下げないためにも、書類管理はしっかりしておかなければいけません。そこで活躍するのが事務職ということなのです。

実際に書類をどのように管理しているのですか?

まずは、管理書類の仕分けをしていきます。

ここでも仕分け業務があるんですね。
管理書類には5年保管、7年保管、10年保管のように保管期間が決められたものがあります。それらの書類を事務が間違いがないようにきっちり分けていき、指定した保管場所に納めます。
例えば、短い保管期間のものは指定のBOXに入れてすぐ取り出せるようにしたり、長期保管のものは指定の場所に日付、項目ごとにしっかり仕分けて置いておきます。

保管業務を効率的に行うためにも、はじめに書類を仕分けることは欠かせない業務といえますね。

事務職の人はすごく効率的な人が多そうですね。
事務の仕事は計画を立てて作業しなければ、定時で帰ることは到底できません。業務にいきなり取り掛かるのではなく、まずはゴールを決めて効率的に仕事をすることをおすすめします。

御用聞きだけでなく、管理もするなんて大変なんですね。

そうですね。
事務職は会社を裏で支えている、縁の下の力持ちみたいなポジションですよ。
もちろん、当記事で紹介した3つの業務以外にもやるべきことは多々ありますが、仕事の重要度と職種共通面においては、書類関連が事務の大きな仕事であると捉えて頂ければOKです。
求められる資格やスキル

事務職の正体がわかり、事務にだんだんと興味が湧いてきていませんか? そんな方が気になってくるのは『事務職で働くには何が必要なのか』ということだと思います。
ゆかさんいわく、事務職は未経験でも働ける職業ではありますが、スキルや資格はあったほうが絶対に得すると言っていました。しかし、実際スキルといっても未経験の方には何をすればいいかなんて全くわかりません。
そんな方の為に、経験者の体験をもとに一体どんなスキルや資格があればいいのかを当パートで詳しく解説していきます。

事務の仕事をする際に、あった方がいい資格やスキルはありますか?

業務においては、資格というよりもスキルがあった方がいいですね。

具体的には、どんなスキルがあるといいのでしょうか?

業務によって求められるものは多少異なるかと思いますが、『ワード』『エクセル』『パワーポイント』は必須だと思います。
皆様も既にご存じかもしれませんが、事務業務は業種によって求められるスキルが異なります。資格は手当がつくもの、スキルは仕事上で必須なものと考えて頂き、事務には『マイクロオフィス』のソフトを扱うスキルが必須です。
最近は会社独自のソフトで会計や事務作業を処理することもありますが、そのソフトが対応できないと場面では、『ワード』『エクセル』『パワーポイント』を利用しているのがほとんどです。

実際、どんな感じで使うのかも詳しく聞きたいです!

次のパートで詳しく話していきますね。
ワード

求人情報でよく見るフレーズ、『ワード、エクセルの基本操作』ですが、この文言は非常に抽象的だと筆者は感じています。
実際に事務業で使うのはどれくらいのレベルなのか、現職のゆかさんの情報を参考にしてみましょう。

ワードってどれくらいのスキルを求められるのですか?

ワードにおいては、事務でそこまで高いスキルを求められないので、文章作成ができれば問題ないですよ。
ワードを知らない方もいるかもしれないので簡単に説明すると、ワードとはマイクロソフトオフィスの文章作成に適したソフトです。
パソコンでメールしたことがあれば、だれでも文章を作成することが可能です。ちなみに、ワードで文章を入力できない人は、採用はほぼないと思って下さい。

誰でもできる簡単なソフトなので、利用したことない人は今やってみましょう!
事務職においては、高いWordの知識や技術を求めている企業は多くないので、できるだけ文章を早くタイピングできる技術があると業務がスムーズになるでしょう。

タイピング練習には、無料ゲームの『寿司打』がおすすめです。
タイピングが遅くて仕事に時間がかかってしまう、そんな悩みがある方は『寿司打』で練習してみましょう。筆者もはじめはめちゃくちゃタイピング遅かったですが、寿司打を毎日15分練習したら、3ヵ月くらいで上級レベルの10,000円コースをクリアできるくらいタイピングが早くなりました。

ブラインドタッチができるようになると、仕事のスピードがめちゃくちゃ速くなるのでおすすめです!
エクセル

マイクロソフトのエクセルは計算表に適したソフトです。事務ではこのエクセルを非常に使う場面が多いです。
『管理』、『計算』、『表』など、事務職の重要資料のほとんどはエクセルで作成しています。

業務によって求められるエクセルのスキルは違うかと思いますが、例えばどのようなことができると良いでしょうか?

私の業務においては、VLOOKUPという関数機能を使いこなすことがいいと感じましたね。
VLOOKUP(ブイルックアップ)関数を細かく説明すると長くなるので、簡単にまとめると、『必要なものを抽出するための機能』です。イメージは以下図みたいな表です。

事務作業をすると、多くのデータ入力をしていきます。『顧客情報』、『製品情報』、『給与情報』、『売上』など、数えていたらきりがないほどの情報を事務は処理することになります。
そんな膨大な情報の中から『必要な情報』をすぐピックアップできなければ、とても定時で帰ることは不可能です。そこで必要なのがVLOOKUPのような抽出関数を扱えるスキルがあると便利とゆかさんは語っていました。

もちろん、それ以外にも必要なスキルはありますが、私が特に必要だったなと感じたのは、これを扱うスキルでしたね。

仕事をしてみないと結局何が必要かわかりづらいですが、エクセルの求められるレベルは以下を参考にしてもらうといいかもしれません。
初級
- フォーマット化された表へのデータ入力
- コピー&ペースト
- データを名前を付けて保存・上書き保存
- 印刷設定(余白、範囲設定)
- セルの書式設定
- 罫線を引くなど、表作成
- 足し算、引き算などの四則演算
- 関数(sum関数・average関数)
中級
- グラフ作成
- 図面描画
- 関数(if,count,round,vlookup)
- シート操作(表示固定、セル結合、データの並べ替え、フィルタをかけるなど)
上級
- 集計機能(ピボット)
- オブジェクト挿入
- 自動マクロ
- VBA

大体中級くらいのスキルがあればやっていけるかと思います。

非常に参考になります、ありがとうございます!
パワーポイント

最後に解説するマイクロソフトの紹介はパワーポイントです。パワーポイントは資料作りやプレゼンテーションに特化したソフトで、事務職でも頻繁に使う機会が多いソフトです。

実際、パワーポイントはどんな場面で使うのでしょうか?

Web会議などでプレゼンするときに使うことが多いですね。
近年のコロナ化の影響で会議をWebでするようになってきています。Web会議あたっての資料や内容紹介ではパワーポイント利用は必須となってきます。
パワーポイントのスキルは、決まってコレが必要というものはありませんが、インパクトを与える『見やすいデザイン構成』ができるかが重要なカギを握ります。
パワーポイントは、エクセルのような関数入力をするソフトと違って、『デザイン性』を重視するソフトなので、時間がある際に色々いじっていると、誰でも上手く資料が作れるようになります。

ソフト内にはテンプレートデザインもあるので、そこまで高いスキルがなくても大丈夫です。
ここまでの解説で、事務職においてはマイクロソフトが必須であると理解できたかと思います。もしこれから事務職として働こうとしている方は、今すぐマイクロソフトを購入してスキルを磨いておきましょう。

ECサイトからダウンロードすれば、今すぐ使うことができるのでおすすめです。
手当や昇格試験

事務職は給料が低めというイメージが強いですが、資格手当や昇格試験に合格すれば、それなりの給料をもらうことは可能です。
手当は企業の方針によって変わってきますが、資格手当の相場は以下のような感じになっています。これから給与UPの参考にしてみて下さい。
- 日商簿記:3,000~2万円
- 秘書検定:500~1万円
- マイクロソフトオフィススペシャリスト:1,000円前後
- TOEIC 650点以上:3,000~2万円
- 基本情報技術者:5,000円前後
- 応用情報技術者:5,000~2万円
- ITストラテジスト:2万~3万円
- ITサービスマネージャ:1万~2万円
- プロジェクトマネージャー:1万~2万円
- システム監査技術者:1万~2万円
- エンベデッドシステムスペシャリスト:1万~2万円
- ネットワークスペシャリスト:1万~2万円
- システムアーキテクト:1万~2万円
- データベーススペシャリスト:1万~2万円
- 情報セキュリティスペシャリスト:1万~2万円
- 土木施工管理技士:5,000~3万円
- 建築施工管理技士:3,000~3万円
- 管工事施工管理技士:5,000~3万円
- 電気施工管理技士:5,000~5万円
- 造園施工管理技士:3,000~3万円
- 第三種電気主任技術者:5,000~3万円
- 電気工事士:1,500~5万円
- 消防設備点検資格者:3,000円前後
- 消防設備士:1,000~5,000円
- 危険物取扱者:3,000~1万円

企業によっては、資格取得後に定期的に資格手当が給料に加算されるので、非常にありがたいです。

何もしないで給料が毎月加算されるのであれば、資格マスターになるしかないですね!!
資格手当以外にも、事務職には『昇格試験』があります。この昇格試験は企業によって行う内容が異なるようですが、論文形式メインが多いようです。
見事昇格(等級アップ)に合格すれば、給与が最大1,7倍くらいになるというような情報もネットの口コミ等からも得られています。

資格手当も魅力的ですが、昇格後の給料はだいぶ世界が変わると思います。
事務ははじめの給料が低くても、『チャンス』が多くのところであります。企業でどのようなベースアップをしているのかをキャリアエージェントの情報などから得てから入社するのが有効な方法だと筆者は考えています。

キャリアエージェント情報については、以下記事から確認できます。
あなたがどの部門の事務で活躍したいかは、上記記事の職種別から選んで条件が良いものをチョイスして下さい。登録・利用料は基本無料なので使わない手はないと思います。
事務職の適正

おそらくここまで読まれた方は、もう事務職として働く決心がついたのではないかと筆者は考えています。
事務という仕事の内容、準備が整ったのであればあとは『仕事との相性』だと思います。仕事はやってみなければわからいこともありますが、事務経験者の言葉は何よりの判断基準になるものだと思います。
当パートでは、今後事務職として働くあなたに『適正があるのか』を、ゆかさんのアドバイスをもとに判断して頂ければと思います。

どういう人が向いている傾向にあるかを先に知っておくと、実際働いた時のギャップが小さくすむので、是非参考にしてみて下さい。
3つの適正

事務職についての適正を調べると、パソコンスキル、処理速度を早くする、管理能力などを目にしますが、これらの能力はいきなり身につくものではないと筆者は考えています。
仕事を始めたばかりでは、PCスキルもないし、仕事も早くできません。管理業務等も会社の方針によって管理方法が異なるので、管理能力の明確な基準はありません。

確かにそうですね。それらは働いて身につくものが多いと思います。
適正の本質は、『今現在の自分と職業の相性』だと私は思っています。その本質が事務のどこに共通しているのかをゆかさんに聞いてまとめてみました。

ゆかさんは、どんな人が事務でやっていけると思いますか?

一概には言えないですが、以下3つの適正がある人はやっていけると思います。
- ルーティンワークが好き
- 片付けができる
- コミュニケーション能力
ルーティンワークが好き
事務の仕事は慣れてくると基本は同じ事の繰り返しが多くなります。もちろん営業事務などの御用聞きをする仕事は少し異なりますが、書類関連の仕事をメインとする事務はほぼ同じような仕事内容です。
フォーマットにお決まりの数字や文字を入力する、書類をいつもの場所に保管する、お得意様の対応など、刺激がそこまであるとはいえません。
しかし、決まりきったものをやるということに特化しているので、浮き沈みが少なく、『安定性』があるのは1つの魅力だと思います。

業務がパターン化されているので、仕事にそこまでの緊張は感じませんよ♪

安定性を求める私には適職ですね。
片付けができる
事務の仕事内容でも触れましたが、事務にとって仕分け業務は非常に重要な仕事です。仕分けができる人は書類整理もうまくでき、自動的に書類の管理もできます。
つまり、片付けがうまくできる人は仕事も効率的にできる可能性が高いです。例えば、家事でお掃除が好きなんて人はもしかしたら適職かもしれません。

確かに掃除が得意な人って、仕事もできるイメージありますね。

私は片付け苦手人間だったので、はじめはめちゃくちゃ苦労しました。
片付けができないから、向いていないかも⁉
と思う方もいますが、安心して下さい。ゆかさんいわく、プライベートで片付けができなくても、仕事をやっていくうちにだんだん仕分ける能力もついてくるので問題はないと言っています。
片付けなんて一切しないけど事務やりたいという方は、これからのために今から少しずつ片付けをはじめてみて下さい。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力の高さは、職務によります。社内の指示のみで商品の受発注だけする事務、経理事務など、社内で解決する仕事にはコミュニケーション能力はそこまで必要とされません。
もちろん社内であっても、どんな資料を作るのか細かく確認する場合もあるので、ある程度のコミュニケーションを取れると良いでしょう。
特にコミュニケーションが必要となるのは、対外の顧客とやり取りがある事務職には、間違いなく必須のスキルとなります。

相手がどんなものを求めているのかを察知するための、高クロージング力が必要となります。
そして、コミュニケーションで何よりも大切なのは『人と話して苦を感じない』ことです。もし人と話すことに不快を感じてしまう方は、事務職の中でも社内のみで完結する事務を選択すると良いでしょう。
まとめ
今回の職業テーマ、『事務職』についてはいかがだったでしょうか?
当記事を通して、事務がどんなことをするのか明確になったのであれば、筆者は大変うれしく思います。

最後におさらいをしましょう!
事務職は様々な職種が存在しており、所属する企業でやることが異なるということを説明させて頂きました。しかし、どの事務職においても共通する3つの仕事があります。
- 仕分け業務
- 書類作成
- 書類管理
上記3つは事務職をやるうえで欠かせない業務であり、事務職の中でもメイン業務ともいえます。

また、事務で求められるスキルも共通したものがありましたよね。
事務は書類関連の仕事が多い為に、求められるスキルにも共通したものが3つあります。
- ワード
- エクセル
- パワーポイント
これら3つのスキルを企業が求めるレベルまで達していれば、おそらくあなたは好条件の企業で働くことが可能となるでしょう。
未経験でも働くことができる職業ですが、就職・転職のカギは応募企業にあなたというメリットをしっかりとアピールすることだと筆者は思っています。
アピール方法について詳しく知りたい方は、『面接対策の記事』からチェックしてみて下さい。
ここまでお読み頂き、誠にありがとうございました。また、次回の記事で皆様にお会いできることを楽しみにしております!

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