【4つの対策】パソコン作業の入力ミスを劇的に減らす改善法

仕事の悩み
<strong>モチ</strong>
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こんにちは、モチです!

今回は仕事で頭を抱えてしまう、『パソコンの入力ミス改善法』について解説します。

<strong>萌智</strong>
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忙しいときとか、集中できていないときによくやりがちで困っているので、アドバイスお願いします。

パソコンの入力ミスは、誰しも通ってきた道ではないかと思うくらい、多くの人が直面する問題です。データ入力での数字の誤り、誤字脱字など、しっかり仕事をしているはずなのに、なぜかミスが起こってしまうことがあるかと思います。

当記事では、そのような問題を抱えている方に向けて『パソコンの入力ミスを減らす方法』を解説してまいります。

今まで、パソコン入力作業で以下のようなトラブルが起こっていることはありませんか?

  1. 文字の飛ばし読みをしてしまう
  2. 入力の現在地を見失う
  3. 同じ数字や文字を入力してしまう

パソコンの入力業務におびえている方も、本記事を読むことで効業務効率が上がり、早く退社できるようになるはずなので、パソコン入力作業に不安がある方は、是非最後まで読んで自信をつけて下さい。

当記事は入力ミスを防ぐための4つ対策を紹介しています。すべての解決方法に意味がありますが、興味がある項目にクリックするだけでも全然OKです。

<strong>モチ</strong>
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知りたい情報箇所にクリックすると、飛ばし読みができます

ミスが起こる原因

解決方法を紹介する記事ではありますが、原因を知ることも解決につながることがあります。

そもそも、あなたはどうして入力ミスをしてしまうと思いますか? 当パートでは、ミスが起こってしまう根本の原因についてを考えていきます。

<strong>萌智</strong>
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確かにミスが起こる原因がわからなければ、一生治らないかもしれないですね。

ミスが起こるのは生まれつきの性格であると簡単にまとめてしまう人が多いですが、大きな要因としては『ものごとに集中できていない』ことが挙げられます。

集中ができていいないことは不注意につながり、以下3つのようなことを生じます。

  • 飛ばし読み
  • 入力の現在地を見失う
  • 同じ数字や文字を入力する

なぜ集中ができないかは人によって様々な理由がありますが、『視覚』と『聴覚』が密接に関係しているケースが考えられます。

<strong>萌智</strong>
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どうすれば集中力を上げることができるのでしょうか?

集中できる改善方法については、当ブログの別記事、【仕事の悩み解決】仕事に集中できない(聴覚篇)で紹介しているので、集中力を向上したいと考えている方は是非参考にしてみて下さい。

<strong>モチ</strong>
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集中できる環境づくりができていれば、これから紹介する解決法の効果をさらに発揮できるでしょう。

集中できる環境をつくることさえできれば、あとは入力ミスが起こらない対策をするだけです。一体どのような方法を実践すれば入力がきちんとできるようになるのか、次項より具体的な解決策を紹介していきます。

解決方法1:声に出して読みながらタイプ

データや文字入力する際にミスを防ぐ手段の1つとして、『入力情報を読み上げながらタイプをする』方法があります。

筆者も会社員時代、入力ミスが多かった時によく利用していた方法で、簡単に改善につながったおすすめの方法です。

<strong>モチ</strong>
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読み上げることで、集中力を回復させることができます。

黙々とデータ入力、メール対応、資料作成などをしていると、目で言葉や数字を追っているだけで思い込みが強くなりミスしたことに気づかないことがよくあります。

<strong>萌智</strong>
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データ入力していると、同じ数字が羅列してとても眠くなります。

<strong>モチ</strong>
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読み上げることで、睡眠防止、集中力の低下も期待できますよ!

声を出しながらタイプ入力をすることは、文字入力の思い込み間違いに気づきくだけではなく、似たような数字羅列の入力においても、眠さや集中力低下の防止につながります。

ただし、声をあげながらタイプをする方法は、職場の協力が必要となるため、職場で誰もしゃべらないような環境では少し交渉しずらいのが難点です。

<strong>モチ</strong>
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そんな時は、デスク周辺を防音してしまうのがおすすめです!

あなたの声だけではなく、周りの雑音も気になるという方は、『周りの音をシャットアウト』してしまいましょう!

ハーモニードームズ [ 防音/吸音/デスクパーテーション ]は、デスクにピッタリサイズの設計になっており、吸音パネルによってあなたの声や周りの音も限りなく最小限にすることが可能です。

気になる視線もガードができて、持ち運びしやすいので、『音が気になる』、『集中して仕事をしたい』方は是非利用してみましょう。

<strong>萌智</strong>
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音を気にせずに仕事ができるのであれば、このアイテムはアリかもしれないですね。

解決方法2:列ごとに定規をあてる

入力作業をしてよくあることは、『現在地を見失う』ということは多くありませんか?

何行にもわたる文章や数字を入力していると、自分がどこまで入力しているかを見失い、同じ内容を入力していることもあるかと思います。

<strong>萌智</strong>
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これ、めちゃくちゃあるあるなんですけど、何かいい解決方法は何のでしょうか?

<strong>モチ</strong>
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簡単な対策方法としては、定規などを置いて、入力している場所を追いかけるといいですよ。

資料の数字や文字の上に定規をあてる方法は、紙の上に定規を置くだけで注意力が大きく増加するので、とてもおすすめです。やり方は以下のような方法で行います。

透明な定規だと、人によっては現在地を見失うことがあるので、素敵なデザイン30cmソフトマルチカラールーラー半透明飛散防止ルーラーフレキシブルクリエイティブ文房具定規学用品ランダムカラーポータブルのような、色付き定規を利用することをおすすめします。

定規を何色が良いか迷ってしまう人は、人の目にとまりやすいオレンジ黄色などの、ビビットカラーのように明度を高く設定した色を選ぶといいでしょう。

資料に定規をあてる方法は、学生時代にやっていたマーカーラインと同じ原理です。マーカーを引くことで文章に注目して集中力をアップさせるという古典的な方法ですが、高い効果を得られることができます。

<strong>萌智</strong>
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確かに、これであれば自分の現在地を見失うことはなさそうですね。

<strong>モチ</strong>
モチ

次に紹介する解決方法は、紙の資料ではなく、パソコン上の資料の入力ミスを減らす改善方法です。

解決方法3:ウインドウを狭くする

パソコンの資料を元にしたデータ入力は、紙の資料と異なり定規などを置いて現在地を把握することが難しいです。

タイピングしながら、カラー付きのアンダーバーをつけるのは二度手間となってしまい、作業効率も悪くなります。

<strong>モチ</strong>
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そんなときは、ウィンドウの見る範囲を狭くしてしまいましょう。

ウィンドウを狭くするとは、『ファイルの縦横の幅を狭くする』という意味です。具体的には、以下のようにします。

ウィンドウの幅を狭めると、スクロールの手間が増えて面倒だと感じますが、見えるデータを制限することで、視点の混乱を防ぐことができます

ウィンドウを狭くする方法

資料や文章作成時には、Wordなどを利用することが多いかと思いますが、Wordだけでなく、どのアプリケーションでも使える方法なので、是非利用してみましょう。

<strong>モチ</strong>
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非常に簡単な方法なので、試してみましょう!

やり方は超簡単で、パソコンの『Ctrl』キーを押しながら、マウスのホイールを前に回して下さい。

  1. PCのCtrlキーを押したままにする
  2. マウスのホイール部分を前に回す

たった2つの工程で、先ほど紹介した大きな画面にアップすることができます。

<strong>萌智</strong>
萌智

これなら文字や数字も見やすくて、現在地を見失いにくいですね。

スクロール作業は少々面倒なことですが、ミスが多いと思う人こそ、的を絞ってやることで確実性が上がるので、是非試してください。

ウインドウを狭くしてもまだミスが多いと思う方は、入力し終わった資料を印刷して、再度自読みなおしてみたり、マークしてチェックをすると客観的な間違いを見つけることができます

解決方法4:読み上げ機能を使う

エクセルなどの入力作業で多くの数字入力をしていると、ついつい1桁間違えて入力してしまうこともあるかと思います。

膨大な数字を入力していくと、ミスにも気づきにくいものです。

<strong>モチ</strong>
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そんなときは、読み上げ機能を使ってみましょう。

職場の多くで利用されるMicrosoft Officeには『読み上げ機能』というものが搭載されていることはご存じでしょうか?

Excelでは2002から、Wordでは2010からテキストの読み上げ機能が搭載されています。

読み上げ機能を使えば、ヘッドフォンなどを用いることで、『視覚』と『聴覚』の両方から入力データを確認することができ、ミスに気付く確率も大幅に上がります

<strong>萌智</strong>
萌智

どんな機能か気になりますので、教えて下さい!

<strong>モチ</strong>
モチ

いいですよ~

やりかたも簡単でたった3ステップです。

読み上げ機能を使う手順

読み上げ機能で便利だと思うのは、数字の入力確認だと私は思っています。

資料をもとに数字の羅列を入力したのは良いですが、似た数字が多ければ多いほど、『入力ミス』や『数字をスキップ』してしまうことがよくあります。

そこで、入力した値と資料の数字を客観的に照らし合わせるツールで役立つのが読み上げ機能です。

<strong>萌智</strong>
萌智

初期の段階で設定されていないみたいなのですが…

<strong>モチ</strong>
モチ

おそらくほとんどのバージョンでは設定が必要ですが、手順は3つのみなので非常に簡単です。

Step1:音声読み上げ機能を追加

音声読み上げ機能を使うには、クイックアクセスツールバーに追加から始まります。

クイックアクセルツールバーのユーザー設定』ボタンをクリックし、メニューから『その他のコマンド』を選択します

Step2:追加ボタンの決定

Step1をクリアすると、下記画面が表示されます。

上記図の順番通りにカーソルを合わせていきます。

  1. 『コマンドの選択』で『すべてのコマンド』を選択
  2. 下の一覧から『セルの読み上げ』を選択
  3. 『追加』ボタンをクリック
  4. 最後にOKボタン

※追加ボタンを押すと、右欄で『セルの読み上げ』が出てくると思うので、確認してからOKボタンを押してください。

Step3:読み上げ機能を使う

Step2の読み上げ機能を追加すると、エクセルバーに以下のようなマークボタンがあらわれます。

使い方はとても簡単で、以下2つの工程のみです。

  1. 聞きたい音声をドラッグする
  2. 読み上げ機能ボタンを押す

読み上げ速度が遅いようであれば、Windowsのコントロールパネルから速度を調整することが可能です。

<strong>萌智</strong>
萌智

ありがとうございます。
これなら確認作業のときに役立ちそうです!

読み上げ機能はWordでも利用できるので、先ほどの説明した解決方法2と3に、読み上げ機能を組み合わせて確認するという方法もアリかもしれませんね。

まとめ

今回の仕事の悩み解決、『パソコンの入力作業ミスが多い改善法』はいかがだったでしょうか?

デスクワーク作業のミスが多い方にとって、当記事の解決策で少しでも業務効率が上がったのであれば、筆者は大変うれしく思います。

<strong>モチ</strong>
モチ

最後に簡単なおさらいをしましょう。

入力ミスが起こる原因の大きな要因としては、『視覚』や『聴覚』による集中力の欠乏が考えられます。

では、一体どのようにしたら集中力を補うことができるのかを筆者の経験をもとに4つの対策を紹介させて頂きました。

<strong>萌智</strong>
萌智

業務状況や自分の好みでうまく組み合わせて使うのもよさそうでしたね。

<strong>モチ</strong>
モチ

できれば、入力後に印刷して最終チェックするのがベストです!

印刷して最終チェックまで入念に行えば、今までの二度手間、三度手間を避けることができ、時間をさらに有効的に使えるのは間違いないでしょう。

<strong>モチ</strong>
モチ

入力ミス以外に仕事の悩みがある方は朗報です!

当ブログにはじめて立ち寄られた方、仕事に悩みを抱えている方はいませんか?

当ブログは、本記事以外にも仕事の悩みの解決方法を紹介しております。効率的に仕事ができるコツを各記事で確認できるので、興味がある方は是非『仕事の悩み』をクリックして目を通してみて下さい。

きっと何かしらの問題解決、または解決のヒントになると思います。

ここまでお読み頂き、誠にありがとうございました。また次回の記事で皆様にお会いできることを楽しみにしております!

この記事を書いた人

モチ

出身:静岡県
【たった5分で仕事の悩みを解決】
珍本販売で生計を立てている書籍商。日本の職業データと仕事の悩みの解決方法を配信中♪当ブログ記事を読むことで『仕事についての不安が解消できる』ように精進して参りますので、応援お願い致します!

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