【仕事の悩み解決】電話対応のメモが確実に取れるたった2つの方法

新入社員のみなさんに必ず訪れる難関の電話対応。電話のメモがしっかり取れなくて電話に出るのが嫌になったりすることはありませんか？

筆者は新入社員時代、電話対応するたびに上司や顧客に叱られて、電話に出るのが嫌になったことがあります。

聞き取ることに精一杯でメモなんてできないという人は少なくないと考え、筆者の経験を踏まえた『電話対応のメモを上手く取る攻略法』について書いてみました。

当記事の内容を読むことで、今まで難しいと思っていたメモ取りが『効率的』かつ、『確実』に取ることが可能となりますので、メモが苦手な方は是非最後までお立ち寄りください。

当記事は、以下3つの構成で順番に話を展開していきます。

• 電話対応のメモが取れない原因
• メモする負担を減らす
• 電話対応、メモ両方の負担を減らす

もう読むのめんどくさい、早く結論から教えてくれ！

という方に向けて、結論から先に述べてしまうと、以下対策がベストです。

上記策が答えとなりますが、本記事では対策の結論に至るまでの背景を詳しく解説していますので、詳細を知りたい方は、内容をチェックしてみて下さい。

電話対応のメモが取れないのはなぜ？

電話対応のメモ取りはパッと見簡単そうに見えますが、意外と奥が深いです。なめてかかると上司やお客さんにお叱りの嵐を受け、しまいには会社の品格までも問われてしまいます。

たかが電話対応と引継ぎですが、それができるまでは非常に苦労することが多いです。

筆者は新入社員時代に電話を取るたびに、以下のようなことを考えて電話に対応していました。

上記のような対応して、上司から『誰から？』と聞かれたときは、もう犯罪でもおこして警察から問いただされたような気分になっていました。

電話対応に慣れていないときは、聞こうとすることに精一杯で、メモを上手く取ることはできない方がほとんどだと思います。

しかし、不思議なのはプライベート生活では電話対応はできているはずなのに、どうしてこのようなケースにおちいってしまうのでしょうか？

メモの取れない原因はこれ

普段の生活で電話対応は問題ないのに、仕事になるとメモが上手く取れない原因の大きな理由は『並行作業』が苦手であるということです。

世の中のすべての人が並行作業が得意というわけではありません。特に電話対応が苦手な人であれば、電話で会話することに精一杯で、そこに『書く』ということが加わり、仕事の難易度がさらに上がります。

緊張からの焦りで忘れることもありますが、短期記憶が苦手な人はメモを取っている間に話が進んでしまうと、今聞いたばかりの内容がパッと頭から消えてしまうこともあります。

自分の苦手分野を無理やり改善しようと頑張っても、1人前になるまでは時間がかかります。

私の過去勤めていた企業は体育会系で『慣れや努力で何とかなる』という古臭いスタイルでした。そんなスタイルを参考にしてたら、毎日叱られ続け、いつかストレスで病んでしまうと思ったので、原因を理解して対策を立てました。

これから紹介する2つの改善法を実施することで、大した努力もせず誰でも電話対応のメモが取れるようになります。

極論、紹介する”ある方法“を使えば、『電話対応だけしっかりやればよい』ということも可能なので、是非参考にしてみて下さい。

メモする負担を減らす

はじめに紹介する改善方法の1つは、『メモする負担を減らす』ことです。

筆者が昔よくやっていたダメなメモの事例を紹介すると、『真っ白な紙にメモしていた』ことが挙げられます。

メモの引継ぎは、早く書けばいいというわけではありません。ぐちゃぐちゃ書くと内容がわからず上司に叱られてしまい、書いた内容が汚すぎると自分でも忘れてしまうことがあります。

電話対応に集中するためには、準備が何よりも重要です。その準備として『専用メモ用紙』を作成することを筆者はおすすめします。

余分なものはすべて省く

電話対応のメモにおいて、余分なものは様々あります。これらをまっさらな紙にいちいち書いていたら、電話に集中ができず、重要な要件を聞き損ねる可能性があります。

余分な項目とはどのようなものかは、以下を参考にしてみましょう。

1. 受信日
2. 受信者
3. 受付時間
4. 誰宛
5. 社名
6. 電話相手の名前
7. 折り返し
8. 電話番号
9. 折り返し不要
10. 用件
など

仮に1日何十件も電話対応をするとして、毎回真っ白な紙にこのようなことを幾度も書いていたら腱鞘炎になってしまうのではないかと筆者は心配になります。

できるだけ書く手間を減らすために、はじめから自分専用のメモ用紙をカスタマイズして作ってしまいましょう！

上記のようなテンプレートを作成して、印刷しておけば自分でわざわざ書く必要がなくなります。めんどくさいところといえば、用件を書くところくらいでしょうか。

用件以外の部分は、電話を聞きながら『空欄に穴埋めする』感じになるので、非常にメモが楽に感じるはずです。

名前や数字が書くのすら面倒だという方は、以下のような『選択肢形式のメモ』を作成すると良いでしょう。

エクセルなどでチェック欄に印をつけるメモを作成することで、より電話に集中してメモを取ることができるので、是非試してみて下さい。

電話対応、メモ両方の負担を減らす

1つ目の改善方法で、メモの負担をできるだけ減らすことを提案しましたが、それでもメモが上手く取れないこともあります。

名前や時間はしっかりメモすることができても、大事な用件がしっかり書けないという問題があります。

話のポイントを理解するのは、新入社員にとっては非常に高度なことで、私もコツを得るまでは苦労しました。

電話相手の言葉を一語一句間違いなく書くことができれば問題はないですが、おそらくそれを試めば、あなたの腕は痙攣しているかもしれません。話ことばに手がついていける人はそういないです。

当ブログの別記事、【仕事の悩み解決】業務報告で伝える4つのポイントとは？より報告の重要ポイントを解説していますが、これも一朝一夕でできるようなものではありません。

現代の技術で解決

電話対応で叱られるのが嫌で嫌でしょうがない、明日にでもこのストレスから解消されたいと考えている方は『ボイスレコーダー』を会社においてもらう、または自分で購入してしまいましょう。

ボイスレコーダーがあれば、名前や電話番号を聞き間違えても、再度聞き直しできるので、上司に質問されても正確に答えることが可能です。

自分のためだけに会社にボイスレコーダーを置いてもらうのはハードルが高いことがあります。そんなときは、持ち歩き可能な『ICレコーダー』を購入して、マイクやアダプタに接続してしまいましょう。

イヤホン型のマイクをICレコーダーに取り付けて、耳に装着し、その上から受話器を当てて通話が録音できます。

音質がきれいにでコスパの良いイヤホンとしては、以下のようなものがおすすめです。

録音用アダプタは電話機本体と受話器の間につなぐタイプで、ビジネスや家庭用FAX電話機など多くの電話機種に利用可能です。

録音用アダプタの金額もピンキリですが、以下アイテムがあれば十分です。

ICレコーダーについては、使用時間によって金額が異なるので、会社でどれくらい電話対応するのか時間を逆算して適切なものを購入すると良いでしょう。

お手頃なICレコーダーであれば、5,000円くらいから購入できるものもあるので、イヤホンやアダプタを含めて1万円以内で業務が軽減できると考えれば安い買い物だと思います。

まとめ　

今回の記事、『電話対応のメモが取れない』改善法はいかがだったでしょうか？

電話対応だけでなくメモを取る仕事は決して簡単ではありません。今はできるだけ仕事の負担を減らす工夫をして、いつか自然とメモが取れるようになることを筆者は願っております。

電話対応のメモが取れないことは、まずは原因を知ることが大事ということを説明しました。その大きな理由としては、『並行作業が得意でない』ことが挙げられます。

同時進行が得意でない人は、2つの方法を取り入れて、仕事をよりシンプルにしてしまいましょう。

• メモの負担を減らす
• 電話対応、メモ両方の負担を減らす

上記2つの方法を行えば、確実にメモが取れるようになり、電話対応のストレスもかなり軽減されるでしょう。

当ブログは、様々な仕事の悩みについて別記事で解決策を紹介しているので、興味がある方は目を通して、業務の役に立てて下さい。

ここまで読んで頂き、誠にありがとうございました！