【仕事の悩み解決】業務報告で伝える4つのポイントとは？

皆さんは報告業務をすることに抵抗は感じることはありませんか？

筆者は新入社員の頃に、伝えたいことを言いすぎて上司に叱られたことが星の数ほどありました。慣れれば報告業務もできるかと思いましたが、報告業務はそんな簡単なものではありませんでした。

業務報告は、”ある法則“通りに伝ないと一生上手くなることは不可能です。当記事では『業務報告を上手く伝える方法』を解説してまいりますので、業務報告が苦手と感じている方は、紹介する方法をトライしてみましょう。きっと今よりもスムーズにできること間違いなしです!!

当記事は、以下4構成で順番に解説していきます。

• 報告下手事例
• 報告が上手くできない原因
• 報告時の4つのポイント
• 準備が大事

もう読むのめんどくさい、早く結論から教えてくれ！

という方に向けて、結論から先に述べてしまうと、以下対策がベストです。

上記策が答えとなりますが、本記事では対策の結論に至るまでの背景を詳しく解説していますので、詳細を知りたい方は、内容をチェックしてみて下さい。

報告下手事例

電話対応、営業、会議など、職場では様々な報告業務の機会があります。

報告業務が得意ではない方は、報告している最中に自分が何を言っているのかわからなくなるようなことはありませんか？

自分が何を言っているのかわからないとき、聞き手側はあなた以上に状況がわからない可能性があります。

例えば、上司や同僚に報告するときに、あなたは以下のような伝え方をしてはいないでしょうか？

上記のような報告を聞いて、あなたは理解できるでしょうか？

上記のような報告を聞いた上司は目を閉じはじめて、『あとでメールにして送ってくれる？』と話を打ち切ってしまうことでしょう。

このような報告をするのは上司の理解力がないからなのか、それともあなたの話し方に問題があるのでしょうか？

報告が上手くできない原因

報告が上手くできないと注意を受ける人は、何かしらの原因がある為に、いつまでたってもスムーズに報告ができないと考えられます。

筆者もかつては報告業務が苦手で、1年たってもうまく説明できませんでした。そこで気づいたのは、経験を積み重ねれば報告が上手くなるということではないことに気づきました。

まずは報告できない原因を知り、その改善方法を考えなければいけません。

業務報告が上手くできない人の多くには2つの特徴がみられます。

1. すべてを説明しようとする
2. 言葉が不足しすぎる

上記傾向が強すぎる人とはどんなタイプなのか、次のパートで詳細を確認していきましょう。

すべてを説明しようとする

すべての説明を使用とするタイプは、冒頭の事例のように一から時系列で話しをしてしまい、主観を交えて話しをする方が多いです。

冒頭の報告事例を分解していくと、背景は以下のようになります。

背景3からが打ち合わせの本題となりますが、すべての説明をしようとするタイプの人は、背景1から話をしてしまうため、聞く人にも大きな負担を与えてしまいます。

頭の中では高速回転しているが、流れなど関係なく思いついたまま話している為に、主観的な報告となっています。

言葉が不足しすぎる

多弁な人とは反対に、言葉不足のタイプは、自分の持っている情報の何を切り出せばいいのかよくわかっていない人です。

つまり、言葉不足ということは、何が重要な情報か理解できないのが大きな問題となります。

多少説明しすぎるといわれてもよいので、言葉の不足と注意される方は自分の持つ情報をすべて伝えてみて下さい。情報は多い方が聞き手も推測をしやすくなります。

2つのタイプに共通している大きな原因は、『相手の求めるポイントを理解できていない』ことです。

重要ポイントを理解することは簡単ではありませんが、どうすれば論点をつかむことができるのかを次のパートで解説していきます。

報告時の4つのポイント

業務報告する際には、『相手の求めるポイントを理解する』ということを前項で述べてまりましたが、実際どのようにしたらできるようになるのでしょうか？

結論から先に伝えると、以下4つの手順通りに報告すれば、聞き手にわかりやすく理解してもらえるようになります。

• 用件
• 結論
• 理由
• 対策案

4つの内容についての詳細は、下記例を踏まえて一緒に理解していきましょう！

おそらく打ち合わせには、様々な経緯があるかと思いますが、経緯はカットしてかまいません。

例えば、13時に打ち合わせが始まる予定だったとか、Aさんに代わって今回はBさんと打ち合わせしたなど、細かい詳細はすべては省いて下さい。

最短の業務報告は、『用件』と『結論』のみだけ伝えれば問題ありません。

たった2項目を報告することだけで、話し手と聞き手お互いの時間をより有効に使えるので、是非試してください。

経緯などの細かい点を省いて問題ないかと不安になる人もいるかと思いますが、聞き手が用件と結論さえわかっていれば、細かい点は質問してきます。

その質問に対してあなたは回答するスタイルを取れば、円滑にコミュニケーションは取れます。

筆者が報告の伝え方に悩んだとき、解決方法と練習の両方ができる本『10歳でもわかる伝え方授業』を使い、克服することができました。興味があれば是非読んでみて下さい。

タイトル通り、10歳でもわかる例題と解決方法を紹介していて、子供でも理解できるおすすめ教材です。中古であれば500円くらいで購入できるので、練習教材として利用検討してください。

準備が大事

ここまでの内容から、業務報告のコツが理解できたかと思いますが、理屈でわかったとしても、いざ報告のときに上手く言葉がでないのが現実です。

今まで報告業務が得意ではなかった人がとっさに対策案なんて話すことなどは、非常にレベルが高いことだと思います。

報告の際は、『用件』、『結論』、『理由』、『対策案』の4つを事前に考えておき、箇条書きでメモをして持っていきましょう。

現場で緊張してもメモさえあれば、自分でとっさに報告するよりも伝わり方が大きく違うはずです。

頭の中の情報をとっさに整理することが得意ではない人は、まずは伝えることを文章にして客観視してください。

その文章から余分なことは何かを判断して、『用件』、『結論』、『理由』、『対策案』だけをピックアップして伝える習慣をつけて下さい。

習慣になれば、メモを取らずに頭の中でも情報が整理できるようになってきます。

まとめ

今回の内容、報告が上手くできない改善法はいかがだったでしょうか？

皆様が当記事内容の法則を理解したことで、報告内容をスムーズに伝えられるようになると筆者は確信しております。

業務報告が上手くできない理由としては、2つの特徴タイプに共通する大きな原因がありましたね。

1. すべてを説明しようとする
2. 言葉が不足しすぎる

相手の求めるポイントは、4つのパートに分けて報告することでより明確になります。

• 用件
• 結論
• 理由
• 対策案

上記順番で話すことができれば、業務報告が得意でない方でも聞き手に十分内容が伝わります。

報告の法則に合わせ、準備がしっかりできていれば誰でも業務報告はできますので、これからは万全を期して報告に挑んでいきましょう。

当ブログは報告業務以外にも、仕事の悩みがあれば別記事で解決策を紹介しているので、興味がある方は目を通して参考にしてみましょう

ここまで読んで頂き、誠にありがとうございました！