こんにちは、モチです！
今回は仕事上でのお悩み『段取りができない改善方法』について解説していきます。
段取りが悪くていつも仕事に追われて困ってます。
仕事の段取りは、社会人にとって大きな課題となります。特に事務作業をやっている方は、書類処理、電話対応、同僚や上司とのコミュニケーションを取らなければならず、非常に多忙です。
そんなマルチタスクが多い事務業務をこなしている方のために、当記事では『事務作業の段取りを格段にUPさせる解決策』を解説してまいりますので、最後までお付き合い頂ければ幸いです。
当記事では、以下4つの改善方法を順番に説明していきます。
興味があるところにクリックすると、飛ばし読みができます！
もう読むのめんどくさい、早く結論から教えてくれ！
という方に向けて、結論から先に述べてしまうと、以下対策がベストです。
・必要な情報はまとめてすぐ見れるようにするべし！
・自分の仕事範囲を理解するべし！
これが答えですが、本記事では対策の結論に至るまでの背景を詳しく解説していますので、上記詳細を知りたい方は、内容をチェックしてみて下さい。
職場の情報整理がカギ
事務職の多くは、職場の動きを把握し、それを効率的に回すことが役割となります。
会議があれば、誰に言われなくとも資料の準備をしたり、同僚がどこでどんな仕事をしているかを知り、的確に電話を引き継ぐ等、複数の業務をこなさなくてはいけません。
そうなんですよ。
もうやること多すぎて頭がパンクしてしまいそうです！
みんな面倒くさいことをどんどん事務に回すイメージありますね。
事務作業は職場によって求められるものが若干異なるので、業務内容は割愛しますが、書類作成、コピー取り、電話対応だけでないことだけは理解しておきましょう。
整理しておくべき情報
事務のマルチタスクで仕事がなかなか予定通り終わらないと思っている方は、まずは『自分の職場情報』をよく調べてみましょう。
意外に情報がまとまっていない為に、確認作業が二度手間になったり、どの席にどの人が座っているかもなども理解できていなかったりすることも多いです。
まずは、以下5つのファイリングをすることが重要です。
- 自分に関係する同僚の一覧表
- よくかかってくる電話相手の一覧
- 事務の年間スケジュール
- 自分の業務一覧
- 仕事別の業務メモ
上記資料を1つのファイルにすると膨大な情報量になるので、インデックスして見やすくするか、ファイルを一冊ずつ分けることをおすすめします。
但し、上記で重要な情報があるものは、職場内のみで利用しましょう。
情報を整理してファイルを作成することで仕事効率が良くなりますが、これらは個人情報も含まれているので、家などには極力持ち帰らず職場のみの利用としましょう。
万一、ファイルを失くしたり、情報が漏洩してしまうと大きなトラブルにつながりかねませんので、注意して下さい。
自分に関係する同僚の一覧表
職場内でスケジュールボードやメールなどで情報を共有している会社は多いです。
しかし、同僚の必要な情報を一目で確認できるアイテムが手元にあることが重要なポイントです。
スケジュールボードやメールを書き写したり、スマホで写真を撮っておき、時間のロスなく対応できるようにしましょう。
よくかかってくる電話相手の一覧
電話の一覧表があると、電話対応の際に大きな効果を発揮することができます。
いつもデスクの上や手の届く範囲にファイルがあると、電話を受けた相手の社名や名前を聞いたときにとっさに対応することが可能です。
聞き間違いや、再度社名や名前を聞き直すことも減少するので、作業効率が向上します。
事務の年間スケジュール
月ごと、年度ごとの仕事が多い事務において、自分の業務を把握するのに非常に役立ちます。
給与の締め日などの仕事の区切りにあたる予定を記入しておけば、領収書の処理などもしやすくなります。
自分の業務一覧
業務一覧資料は、自分の頭を整理する際にとても役に立ちます。
- 知らなかった仕事を記録
- おせっかい業務を抑制
- やるべきことを把握
上司になどに注意された都度に更新していけば、同じミスを犯すことを防ぐことができます。
仕事別の業務メモ
仕事用のマニュアルやメモは、仕事別にファイリングしたり、クリアファイルに入れたりしてラベルを貼って分けておくと良いです。
スケジュールはカレンダ―を用いて書き込んだり、クラウド管理しているスケジュールは、プリントアウトしてファイリングしておけば、すぐ取り出せて電話対応でも利用することができます。
すでに完了したタスクなどは、シュレッダーにかけて整理しておくと良いです。
これなら忘れてしまったこともすぐ確認出来て、時間を無駄にしなくてよさそうですね♪
情報整理のポイント
前項で説明した職場情報を整理するは、はじめは面倒だと思いますが、いざ現場で必要な情報を探すときに調べる時間を短縮することができます。
例えば、顧客や職場内で質問され、情報整理をしなかった為、調べるのに3分かかったと仮定します。情報整理したものが目の前にあれば、おそらく1分もあれば回答ができ、大きな時間短縮になります。
2分の時間差を1日30回もこなせば、1勤務で1時間の差が出てきます！
凄い効果ですね！
これなら昼休憩もしっかりとれそうですよ♬
冒頭でも説明しましたが、『必要な情報はあらかじめ調べ、すぐ取り出せるようにする』のが非常に大事です。
ただでさえ忙しい事務作業なのに、何回も脇道に入って仕事をするのは非常に効率が悪いので、枝葉作業をしないように無駄をできるだけ減らしていきましょう。
今までの内容を整理すると、下記情報を記録すると効率が上がります。
| 自分に関係する同僚の一覧表 | ・名前 ・部署 ・連絡先 ・関連するプロジェクト名や仕事内容 ・座席 |
| よくかかってくる電話相手の一覧 | ・相手の社名 ・名前/肩書/部署名 ・連絡先 ・主に取り次ぐ相手（同僚） |
| 事務の年間スケジュール | ・月末や年末などの恒例業務 ・休暇や給与の締め日/支給日などを記録 |
| 自分の業務一覧 | ・自分がやるべき仕事一覧 ・自分がやるべきでないこと一覧 |
| 仕事別の業務メモ | ・仕事内容のマニュアルやメモ ・短期間単位での同僚のスケジュール ・今日の同僚のスケジュール |
なるほど～
とてもわかりやすくて助かります！
情報を整理することは、自分がどこまでできるのかの『業務範囲の確認』にも大きく役立ちますので、第一のステップとして、『情報の整理』をしてみて下さい。
段取りが良くなり、時間も大きく短縮できる効果が見込めます。
報連相ボード作成
社員の情報整理の重要性は、前項でおわかり頂いたかと思います。
しかし、情報整理だけでは多忙な事務作業が少し和らいだ程度です。このパートでは、自分だけでなく『相手にも事務作業の手伝い』をさせ、効率を更に上げていく方法を伝えていきます。
相手に事務作業の手伝いなんて、夢のようなことできるのでしょうか？
自分が動きやすいように、相手にも動いてもらう方法と考えて下さい。
事務作業は社員の業務を円滑にする役割がありますが、従業員が多い会社ですべての社員の状況を把握するのは非常に難しいです。
職場の協力も必要となりますが、可能であれば小型のホワイトボードなどを利用して、『自分用の報連相ボード』を作ってもらいましょう。
専用報連相ボードのメリット
自分専用の報連相ボードがあることの最大のメリットは、『1か所だけ見るだけでよい』ということです。
企業でよく見る連絡ボードは、社員全員に伝えるための目的で使われるために、複数の情報があると情報処理に時間を費やしてしまいます。
みんなぐちゃぐちゃ書いていて、理解するまでに時間がかかって苦労します。
しかし、自分専用の報連相ボードがあれば、以下2点を一括管理でます。
- 依頼されたタスク
- 自分からの連絡事項
同僚や上司があなたに『何をして欲しいのか』、あなたがみんなに『何を伝えたいのか』が明確になり、お互いWin-Winの状態になります。
例えば、下記のようなボードにすると、お互いわかりやすくなりますよ。
これめちゃくちゃ効率的じゃないですか⁉
1つ注意点は、従業員で雑に書く方もいるので、枠を書いたり、カラーテープなどで枠をつくり、枠内に用件を書いてもらうようすると、見やすくなり業務効率も上がるでしょう。
メールでの一括管理
報連相ボードの解決策に少し似てはいますが、もう1つの解決方法は、『メールでの一括送信』です。
この方法は、自分への依頼は必ずメールにしてもらうという方法です。
一括メールでの処理は職場の協力が必要となりますが、同僚や上司の頼みをあちこち聞く手間が省けて作業効率が向上します。
メールを送るときには、タイトルに【依頼】とつけてもらうと、よりわかりやすいですよ。
同僚や上司がメールを送る際は、タイトルに『依頼』や『緊急』などとつけてもらうことで、メールを抽出しやすくなります。
自分で管理する仕事の場合は、自分で自分に依頼メールを出しておくことで管理できます。
なるほど～
確かにタイトルさえあれば何をすべきかがまとまって、非常にわかりやすいですね。
メール管理のポイント
メールにタイトルをつけて管理することは、『必要な情報をすぐ見れる』ことに大きく繋がります。
タイトルをつけることで、以下のようなグループを作り、自分が何をどこまでやるかがより明確になります。
- 完了した仕事
- 未完了の仕事
- その他
また、グループを分けておくことで、業務の抜け落ちがかなり削減されるはずです。
タイトルをつけていれば、容易に内容を抽出ができるようなっているはずなので、アーカイブ化をしておいて、指定メールだけ見れるようにすれば、仕事も早く進めることができます。
Gメールであれば、アーカイブ化することで指定のメールフォルダーを表示しないことができるので、余分な情報をシャットアウトして集中して仕事ができます。
削除しているわけではないので、確認したければ再度見ることも可能です。
この方法なら、どの職場でも取り入れられそうですね♪
アプリ管理ができない
現代のスケジュール管理の定番と言えば、スケジューラーなどのアプリで管理するのが主流になってきました。しかし、管理アプリにいまいちなじめないという方も少なくありません。
このパートでは、スケジューラー以外のスケジュール管理方法を紹介してまいります。
デジタル予定管理がなじめない人におすすめです！
プライベート用として使うのもアリそうですね。
超簡単なスケジュール管理法
スケジュール帳やメモ帳を失くしたり、忘れるタイプだと思う方は、是非トライする価値があると思うので、目を通してみて下さい。
早速、その方法の結論を伝えてしまうと、『ブックカバーのスマホケースの裏にスケジュールを入れる』ということです。
下記のようなスマホケースにスケジュールを入れてしまいましょう。
上記はアマゾンでもレビューが高い、iPhone 13 ケース 手帳型 耐衝撃 アイフォン13 手帳ケース iPhone13 ケース スマホケース 手帳型 携帯カバー カード収納 マグネット式 スタンド機能 肌触り良い 肌感レザー 着脱しやすい 放熱性 汗や指紋防止 360度保護 アイフォン 13手帳型カバー 通用 6.1インチ対応 （黒）です。価格も送料込みで1,500円以下と安くてコスパも良いです。
iphoneだけでなく、他の機種でも似たようなものがあるので是非試して下さい。
システム手帳にスマホをつける商品もありますが、少しかさばって携帯するには邪魔になりますし、手帳を忘れて、携帯もわすれてしまえば本末転倒です。
しかし、携帯であれば忘れることはほとんどなく、アプリを起動しなくてもリアルタイムでスケジュールを確認することができます。
スケジュールを書くのがめんどくさいなら、スケジュラ―を印刷して自分のわかりやすいスタイルにカスタマイズするのもアリです。
確かにそれなら、自分だけの書き込みもできて最高のスケジュール帳となりそうですね。
作業で重要な事は、『自分が使いやすくてすぐ確認できる機能』です。
現代ではデジタル化で非常に便利となっていますが、結局自分にとって使い勝手が悪ければ意味がありせん。
皆が使っているから使うのではなく、自分にとって何が最良かをよく考えて利用することで作業効率がUPするので、本記事を参考材料として色々トライしてみて下さい。
まとめ
今回の内容の『段取りができない改善方法』はいかがだったでしょうか？
事務職の方向けの内容に解説をしましたが、その他の業務でも参考になる使い方もあったのではないかと思います。
最後に今回の内容を再度確認しておきましょう。
事務作業において、段取りを向上するための大きなカギは『職場情報の整理』でしたね。
そうでしたね。
そして、その情報を5つに分けると効率が良くなりますね。
また、仕事を一括して行う為に、以下2つの改善方法も提案させて頂きました。
会社での協力が必要となりますが、お互いにWin-Winの関係にもなり、業務効率の向上が期待できるので、業務が忙しくて追いつかない方は是非トライして時間を有効に使えるようにしましょう。
最後は使いやすいコンテンツにカスタマイズでしたね。
会社のスケジュール管理ツールが使いずらいと考えている方は、スマホケースなどを利用してスケジュールをカスタマイズするとより効率が上がるので、どんどん試してみましょう。
ここまで長くなりましたが、最後までお付き合い頂き、誠にありがとうございました。
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