こんにちは、モチです！
今回の悩み解決は『メモが上手に取れない』について解説します。
上司にメモをしっかり取れと注意されて困っているので、是非お願いします‼
皆さんにいきなり質問ですが、メモをしっかり取れると胸を張って言える自信はありますか？
そもそもしっかりメモを取るとは、どういうことか悩んでいる方も多いかもしれません。メモは『情報整理と記録』をするためのものですので、書き方はその人がわかれば何でもOKです。
自分がわかれば問題はないメモですが、書いた内容の意味を忘れて、読み返しても上司や同僚に間違いを指摘されたなんてこともあると思います。
それ、まさに私のことです…
当記事では、『上手にメモを取るための改善法』について解説していきますので、情報整理が得意ではない人は、是非最後までお付き合い頂ければ幸いです。
当記事では、以下3つのテーマでメモ取りを改善できるよう解説していきます。
興味があるところにクリックすると、飛ばし読みができます！
もう読むのめんどくさい、早く結論から教えてくれ！
という方に向けて、結論から先に述べてしまうと、以下対策がベストです。
・メモは1件1ページにすべし！
・1番上に大きく目立つように、日付とタイトルを書くべし！
・ショートカットすべし！
・写真・録画すべし！
上記策が答えですが、本記事では対策の結論に至るまでの背景を詳しく解説していますので、詳細を知りたい方は、内容をチェックしてみて下さい。
ルールづけをする
新入社員の方や新しい業務を覚える際に、メモを多くとることがあるかと思いますが、メモの取り方で意識していることはありますか？
筆者は新入社員時代、上司にメモしろと言われて記録していたものの、『記録だけ』していて『整理』ができていませんでした。
わかります。
メモっていたらもうページがぐちゃぐちゃで、何のメモか忘れちゃいますよね。
業務手順などのメモは、ルールづけをしないと見返しても何かわからなくなります。
メモすることは悪いことではありませんが、見返しても自分でわからなくなるメモは時間と労力の無駄になってしまいます。
どうしたら、わかりやすいメモを取ることができるのかを次のパートで説明いきます。
タイトルをつけよう
上手にメモを取る際に重要なことは、『1件1ページ(枚）』というように規則を作ってしまいましょう。
1件につき1枚（ページ）なんてもったいないよと思う方もいるかもしれませんが、異なる情報がぎっしり詰め込まれたメモを見返しても、どこに何が書かれているかわからなくなります。
メモはぎっしり書いているのですが、どこに手順が書いてあるか探すのが大変で苦労します。
そんなときは、日付とタイトルをつけましょう！
職場で上司や同僚に『あの時言ったことメモしてないの？』ということを質問されて、メモを確認することがあります。
情報整理がしっかりできていないと、書いた内容を探している間、上司もあきれ顔なんてこともあると思います。
言った言わないを防止するために日付も書いておきましょう。
メモをする際に1番はじめに行うことは、以下2つを必ず守って下さい。
- 日付を書く
- タイトルを書く
下記のように、ページや紙のど真ん中に大きく書いてしまいましょう。
メモが上手く取れていない人は、上記のタイトル書きが意外とできていない人が多いです。
タイトルを書くことで、内容を再度見返すときに探す手間を減らしてくれます。
特に大事な内容は、タイトルに赤ラインなどを引くとさらに情報が整理されます。
なるほど～
日付も入れていれば、教えてもらった時を思い出しやすくなりますね♪
仕事に名前をつける
メモにタイトルをつけるということを言い換えると、『仕事に名前をつける』ということです。
仕事に名前をつけることをせず、とりあえずメモしてしまう方もいますが、メモしているだけでは、何の業務をしているか見失う可能性があります。
確かに、メモを見ても何の業務か思い出すのに苦労することがあります。
まずは自分が何の仕事を覚えるのか、名前を決めてから内容をメモしていきましょう。
タイトルの名前をつけることで、上司や同僚に業務内容を確認するときにも役立ちます。
もし名前がつけられないのであれば、職場の方に聞いてみるのもアリです。社内でも共通のワードですので、同じことを聞き直す手間が省けます。
フォーマットをつくる
前項でメモにテーマをつけることは非常に大切ですが、毎回日付やタイトル枠をつけるのがいちいち面倒だと感じる方は、メモのフォーマットを事前につくることをおすすめします。
情報をまとめるためには、見栄えも重要です。
メモを上手に取るのが得意ではない方は、その場その場でメモを必死にまとめようとして、頭に入ってこないということはありませんか？
筆者は過去にそのようなことをしていて、仕事を覚えるよりも『メモをとる』ことだけにフォーカスしていました。そのため、業務内容がインプットされず、メモを見返しても何の意味かわかりませんでした。
それめちゃくちゃわかります！
メモを取ることに必死になって内容が頭に入ってこないです。
事前準備が大事
何事にも事前準備が大事とは言いますが、メモするにも入念な準備が必要です。
業務説明や会議などでは、どんどん話が進行していき、メモを取ろうと頑張ってもついていけないことがあります。
特に集団で説明を受けている際に、何度も話を中断させてしまうと、周りの人に迷惑をかけてしまいます。
上記ケースはよくあるのですが、どうしたらいいのでしょう？
目的に合わせてショートカットできる作戦を練りましょう。
今から伝えるのはほんの一例ですが、メモのフォーマットにおいて、以下のように各テーマを決めると、情報がきれいに整理され、見返してもわかりやすくなります。
- 内容
- 目的
- 日時
- 場所
- 関係者
- 備考
上記フォーマットがあれば、要点だけ簡潔に書くだけでよさそうですね。
上記のようなフォーマットをWordやExcel、もしくは手書きで1枚作製しておき、あとは必要な分をコピーしてメモ帳やノートにホッチキスなどで止めて下さい。（のりづけでもOK）
まっさらな無地の紙に毎回同じことを書く手間が省けるので非常におすすめです。
メモがより簡潔となり、誰にでもわかるものになるでしょう。
情報整理をさらに効率化したい方は、目的に合わせてメモ帳を分けることをおすすめします。
例えば、会議用、業務用、その他連絡事項などのように分けると、とっさに見返すときの時間も短縮されます。
業務や作業工程を理解をするためのメモは、サイズが小さいと１ページにまとまらにものもあるため、大きなノート型を利用するほうがいいかもしれません。
筆者はA4サイズのノートにフォーマットを貼り付け、メモしていました。
録音と写真
メモを取りながら頭の中で理解するのがどうしてもできない、という方は少ないくないと筆者は思っています。
私も含めてですが、今まで教えてきた後輩や生徒さんを見てきた経験をふまえて言えることは、メモやノートを取りながら話し手に意識を集中し続けるのは至難の業ということです。
人の話を聞きながら要点を書くのは、レベルが高すぎます！
上司や同僚にメモの取り方を相談しても、『5W1Hを意識しろ』とかしょうもない回答がきます。
それができないから相談しているので、もう少し相談者の意図と解決方法を真剣に考えてほしいところです。
要点をつかみづらい人は、とりあえず内容をすべて記録してから復習しましょう。
理解は自分のペースでよい
理解度の早さは人それぞれですので、早く理解する、要点をつかむのは自分のペースで構いません。むしろ理解できないまま仕事をしていることが問題です。
メモを取るのが本当に苦手な方は、写真や録音をして再度復習すればいいのです！
スマホ1台あれば、問題はほぼ解決します。
世の中には、読字障害や書字障害を持った方もいるので、動画や録音、写真を使うのは非常に効率的な業務学習方法です。
会社側に撮影許可をもらうことが前提となりますが、基本NGという会社はほとんどないと思います。（個人情報や企業情報が絡んでなければ）
写真や動画であれば、スマホで記録もできて、確認作業もいつでもできて便利ですね♪
スマホによっては画素がいまいちのものがありますので、画素数が高い機能のスマホを購入しておきましょう。
しかし、スマホにおいて1点不安があるとすれば、『録音』です。音においては、スマホの機能だけではいまいちのものもあります。
録音重視する方は、ボイスレコーダーを購入しておきましょう。
ボイスレコーダーをわざわざ買うのは気が引けるかもしれませんが、上司や同僚によっては小声で話す方もいるので、動画ではっきりと聞こえないこともあります。
まずはスマホを試して、音が聞こえずらいのであれば、以下のようなボイスレコーダーを利用してみると良いです。
パナソニック ICレコーダー (シルバー) RR-XP009-Sは、胸ポケットに入れたまま録音できるステックタイプのボイスレコーダーです。
ポケットに挟めるようにクリップを搭載しているので、歩きながらでも安定した音声を録音できるのが魅力です。
機能性も素晴らしいものがあります。
パナソニック ICレコーダー (シルバー) RR-XP009-Sは、非常にコンパクトなボイスレコーダーにもかかわらず、機能性も抜群です。
- 最大約2158時間録音ができる8GBの内蔵メモリー
- 雑音を低減する『ノイズキャンセル再生』機能
- 再生したい場所にすばやく移動できる『タイムスキップ』機能
上記以外にも様々な機能が搭載されており、音程を変えずに早聞き・遅聞きが自在の『再生速度調整』もできるので、早口で聞き取りずらい方の話もよりはっきりと聞き取ることができるでしょう。
長い目を見れば非常に利用価値がありますね♪
メモを取ることが得意でない方は、まずは撮影・録音をして不明点をゆっくりと理解してみて下さい。
仕事は早く覚えることに越したことはないですが、『業務の理解』が何よりの優先事項で、仕事を覚えた後に会社や顧客に貢献していけばいいのです。
周りに言われた通りにメモをしなくても問題ありません。わかりやすい方法でタスクをこなしていきましょう。
まとめ
今回の内容、『メモが上手く取れない改善法』はいかがだったでしょうか？
メモの取り方は決まった方法だけではないことが理解できたかと思います。
当記事を通して、少しでも情報整理の向上につながることを心から願っております。
最後に簡単なおさらいをしましょう。
本テーマのメイントピック、メモが上手く取れない理由は『ただメモしている』ことが大きな要因ということを取り上げました。
メモを上手く取る改善法として、3つの解決策がありましたね。
録音や写真撮影は、メモを取らず簡単ではありますが、見返す時間がかかるのがデメリットとなるので、理想はメモをうまく取れるようにご自身で工夫されることが1番だと筆者は考えております。
メモの取り方以外にも、仕事の悩みがあれば別記事で解決策を紹介しているので、是非参考にしてみて下さい。
ここまでお読み頂き、誠にありがとうございました！
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