こんにちは、モチです！
今回は長期プロジェクトをスムーズにこなすための方法を紹介します。
はじめて長期の仕事を任されて困っていたので、是非教えて頂きたいです！
会社の仕事が慣れてくると、ある時を境に長期の仕事を任されることがあります。
大きなプロジェクトを任されることは、あなたの実力が認められて喜ばしいことではありますが、はじめての大きな仕事にどう対処していいかわからないことはないでしょうか？
- やる気はあるけど、どうやって進行していいかわからない
- いざはじめてみても、途中でモチベが保てない
上記のような問題を抱えている方は、本記事で解説する手順を行うことで、長期の仕事を予定通りに達成できるようになります。
『今すぐできる』簡単なことなので、是非参考にして頂ければ幸いです。
当記事で紹介する内容は、今日から実践可能な3つの手順です。
- やるべきことをピックアップ
- 締め切り設定
- 上司や顧問に連絡
数週間、数か月、数年のプロジェクト期間の約5分をこの記事に時間を割いて頂ければ幸いです。
それでは、本題にまいりましょう！
やるべきことをピックアップ
今までの功績から大きな仕事を任され、ビッグチャンスをつかんでやる気に満ちあふれている!!
しかし、どうやって仕事を進めていいかわからない。
こんな経験をしたこと、そして今まさに体験している方は多いと思います。
あるいは、はじめはテンションアゲアゲでやっていたけど、数週間くらいでモチベがずっと下がりっぱなし。
最後は納期に追われて、目が血走って仕事をしていたなんてこともあるかもしれません。
これって何が原因だと思います？
やはり、計画性がないからなのでしょうか？
確かに長期のプロジェクトをこなすには計画性が大切です。
しかし、計画を立てる前よりも重要なのは『やるべきこと理解している』ことです。
例えば、長期のプロジェクトをサッカーの試合に例えるなら、
- 予算計算
- メンバーの徴集
- ポジション決め
- 作戦
- 練習
- 試合
ざっくりとはなりますが、まず試合をするために何が必要なのかをしっかりと把握しておかなければいけません。
初期の段階でやるべきことを完璧にする必要はありませんが、大きな骨組み（絶対に欠かすことができないもの）をまずはピックアップをしましょう!!
やるべきことがわからなければ、この段階で上司や先輩に相談するのがベストです!!
相談を上手くするにはどうしたらいいのか知りたい方は、以下を参考にしてみて下さい。
長期の仕事では、計画通りに業務をこなすよりも『何をすべきか』をまず明確にすることが大切です。
予定通りに仕事ができなくても、やることを納期までに間に合わせればプロジェクトは成功なので、このファーストステップをしっかりとおさえておきましょう!!
締切日設定
やるべきことがわかれば、そのミッションにそって日付のプランを練っていきます。
ここからは人によって仕事の進行が3つに分かれると予測されます。
- 締切日を早めに設定してプロジェクトを早めに終わらせる
- 他業務に支障がないプランにしてプロジェクトを無理なく終わらせる
- 納期ギリギリまで自分を追い込み、指定された日付までにプロジェクトを終わらせる
わかりやすい例でいえば、夏休みの宿題をいつまでに終わらせるかということですね。
私はいつも8月31日に取り掛かっていました…
この締め切り日の設定については、仕事内容によって設定が異なるので、テンプレートはありません。
しかし、大小問わず、おすすめの締め日設定は1週間です。
1週間で区切る理由は、締め日が遠すぎると8月31日に宿題をやるタイプの方は、『まぁ何とかなるだろう』のマインドで、プロジェクトの大変さを後から知ることになってしまうからです。
やるべきことが巨大だとしても、できるだけタスクを細分化して1週間で区切れるようにすれば、何かトラブルが起こっても作業計画の調整もしやすいです。
ゴールを細分化することで、危機感を持つことができ、仕事のモチベもキープしやすくなりますよ。
人は危機感があればあるほど、必死に仕事をします。
なので、やるべきタスクが把握できたら、そこからさらに仕事を細分化していき、締め切り日を毎週設定していきましょう！
そうすれば、仮にあなたに計画性がなかったとしても、やるべきことをこなしているので、確実にプロジェクトを達成することができます。
私みたいなタイプはこのスタイルが合っているかもしれません。
しかし、仕事を細分化しても好きなことからやればいいというわけではありません。
優先順位を先に決めてから業務に取り掛かるようにしましょう。
優先順位のつけ方について知りたい方は以下を参考にしてみて下さい。
上司や顧問に連絡
今までの内容を理解した方であれば、長期プロジェクトの段取りはほぼバッチリとなっているでしょう。
しかし、プロジェクトの締め切り設定がどうしてもできないという方は、上司や顧問に前もって締切日を宣言しておくと良いです。
簡単な例でいえば、先生に宿題をいつまでに提出すると公言する感じですね。
組織で働いている大多数の職員は、約束を破ることに恐怖や抵抗を感じます。
信用を失いたくない、優秀な人材として見られたいという考えがあるので、約束を前もってしておけばあなた自身を追い詰めることができ、存分に力を発揮することが期待できます。
確かに他人を巻き込んだら迷惑をかけられないと思えますね。
『〇月〇日の〇時までに△△を提出します!!』みたいな感じで仕事の関係者に約束をしてしまえば、あなたはそれを守らざるを得ません。
むしろ約束を守らなければあなたの信頼はどんどんなくなっていきます。
仕事を先延ばしにしてしまう癖があるという方は、是非試してみて下さい！
約束の期日や時間を守るための秘訣を知りたい方は、以下記事を参考にしてみて下さい。
まとめ
長期の仕事の進め方についてを解説してきましたが、いかがだったでしょうか？
大きなプロジェクト管理をはじめて任されて、あたふたしてしまう方も多いかもしれませんが、3つの手順に従えば問題解決です。
- やるべきことをピックアップ
- 締め切り設定
- 上司や顧問に連絡
仕事の大小関わらず、やるべきことは同じです。しっかりと仕事を細分化して、それに合わせた締切日を設定する。
もし締切日を先延ばししてしまいそうなら、他人を巻き込む。
たったこの3つをやるだけで大きなプロジェクトを確実にこなすことができるので、自身を持っていきましょう！
ここまでお読み頂き、誠にありがとうございました。
また、次回の記事で皆様にお会いできることを楽しみにしております!!
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