こんにちは、モチです！
今回は、現代のビジネスマナーでもある『メール作法』について解説します。
今はチャットやラインが主流で、緊急であれば電話でよくないですか？
メールの使い方は、時代ともに日々変化しています。昔のように『かしこまりました』、『お願い申し上げます』など、形式ばった言い回しを続けていると、他人行儀と受け取られる可能性もあります。
昨今では、忙しい時には電話に出るのすら面倒という人も出てきております。
当記事では、『メールの重要性』と『仕事が上手く回るメール作法』について解説をしていきます。
形式にとらわれない、心を込めた言葉を使うコミュニケーションを身につけましょう！
メールには様々なシチュエーションがあります。当記事ではビジネスでよくあるケース6つをチョイスしました。
クリックすると気になる内容へジャンプできるように工夫しましたので、是非活用して下さい。
興味あるところにクリックすると、飛ばし読みができます！
メールの重要性
近年では、社内ではメールよりもチャットやLineで連絡を取る企業が増えてきました。
しかし、顧客に対しての連絡は、電話とメールでがほとんどでしょう。
しかし、社内においても、シチュエーションによってはメールがベストのこともあります。
例えば、どのようなケースでメールを利用すると良いのでしょうか？
チャットやLineのメリットは、気軽にコンタクトが取れる反面、『長文事項』、『機密事項』、『謝罪』等には、セキュリティー問題や誠意が伝わらないので、利用を避けることをおすすめします。
メールの方が良いケースは以下6つがあります。
- 挨拶
- 連絡
- 依頼
- 謝罪
- 催促
- お礼
上記ケースで、Lineやチャットの方が優れていることもありますので、状況に合わせて臨機応変に利用して下さい。
メールのルール
ひと昔前までは、メールは他人行儀で堅苦しいイメージがありましたが、時代の変化とともに少しづつ変わりつつあります。
相手のトーンや関係性に合わせることが非常に大切です。
失礼にならない関係性を保つのではなく、『関係が良くなる距離に変えていく』のが重要です！
具体的に、どのようなことを意識してメールをすれば良いのでしょうか？
関係性が良くなるメールにするには、最低5つのルールを守ることをおすすめします。
- 長文は控える
- コピペメールは古くさい
- 送るタイミングを配慮
- 1メール1案内を目安に
- 読んだらすぐに返信
長文は控える
近代の方々は、SNSの影響で短い文章でコンタクトを取ることに慣れています。
なので、長い文章にストレスを感じることも多いかと思います。
長い文章は読む気がなくして、短的に伝えて欲しいです。
これから良い関係を築いていきたい時ほど、相手にして欲しいことや用件がすっきりとわかるように伝えるのがベストです。
できるだけ短く、簡潔に伝えることを意識して下さい。
コピペメールは古くさい
現代は、ネットで調べれば定型文が手に入る時代となりました。しかし、お手本通りの文を使うと、古くさい文になる可能性があります。
例えば、以下挨拶メール文を見て、あなたはどう感じますか？
株式会社〇〇
萌智様
新春のお慶びを申し上げます。
株式会社□□の△△です。
旧年中はひとかたならぬお世話になりまして、誠にありがとうございました。
本年も御社のご発展に寄与できますよう、業務に精励いたす所存でございます。
本年もどうぞ宜しくお願い申し上げます。
なんか、ロボットから来たメールみたいで心に響きません。
上記のような内容では、内容が空っぽで心が通っていないメッセージと感じるでしょう。
本題で改善方法をお伝えします。
送るタイミングを配慮
メールは、相手の都合のいい時に見てくれるものではありません。
現代では、いやおうなくスマートフォンに届いてしまうので、早朝や深夜、休日にメールを送る時は言葉にも配慮をつけて送るのがポイントです。
1メール1案件を目安に
1つのメール内容に複数の案件を書くと、用件を見落とす可能性があります。
相手の事を配慮するには、基本は1メール1案件にするのが良いです。
案件が変わる場合は、どのように対応すればよいでしょうか？
そのような時は、『新規メール』にして件名を変えていきましょう。
1つの案件で異なることを伝えると、双方のトラブル原因となる可能性があるので、違う案件の場合は新規メールを作成することをおすすめします。
読んだらすぐに返信
自分がメールを送る立場になると、『相手にすばやい返信』を期待しませんか？
少なくても筆者はそのように考えます。
なので、自分が受け手となった場合は、メールが届いたら、できるだけ早い対応をして、待ち時間ロスをするのが良い関係を築く近道となるでしょう。
5つのルールの重要性は理解できましたが、具体的にどのようなことに気をつけてメールを送れば良いのでしょうか？
各ケース別に確認していきましょう。
挨拶メール
異動が決まった時に、異動先と新しい連絡を伝えることになりますが、進行中のプロジェクトがあれば、後任を紹介して相手の迷惑をかけないよう早めにフォローをしましょう。
送信先が多かったとしても、できるだけ一斉メールでの報告は避けましょう。
通常勤務が忙しいく、単なる報告メールで終わらせる方が多いですが、挨拶メールでは以下3点を守ることがポイントです。
- 相手に敬意を払う
- 文頭・文末の挨拶
- 思い出や感謝を伝える
上記3つを意識したうえで、下記例文を参考にしてみましょう。
To:株式会社〇〇部 モチ太郎様
件名：異動のご挨拶
いつも大変お世話になっております。
△△社のモチです。
この度、4月15日付にて営業部からマーケテイング部に異動となりました。❶営業部で〇〇のお仕事をご一緒にさせて頂きました際は、本当にありがとうございました。
マーケテイング部におきましても、これまで以上に業務に励みたいと思っておりますので、今後とも何卒よろしくお願い致します。
また、後任はもち子が担当させて頂きます。
改めてもち子よりご連絡させて頂きます。
尚、メールアドレスは変更ございませんが、電話番号は変更になっておりますので、お手数ですがご確認を頂きますよう、お願い申し上げます。
株式会社△△ マーケテイング部
モチ
電話：090-1234-5678(4月15日より変更になりました）
異動の挨拶メールで大切なのでは、❶のように、『思い出を振り返り、心を込めてご挨拶』することが重要です。
今後、後任との繋がりを考えて、今までの感謝の思いと敬意をはらう内容にするのがベターです。
今まで一緒にやってきたことを覚えていると、今後の付き合いも大切にしたいと思えますね。
連絡メール
早速質問ですが、突然の体調不良で欠勤する場合、あなたはどのような対応しますか？
- メール
- 電話
- SNS
急を要する場合は、電話連絡がベストです！
急な欠勤をするときに若者世代で多いのが、メールやSNSで連絡を済ませることがあります。
これだけは絶対やめた方がいいです。理由は2つあります。
- 上司が連絡に気づかない
- 顧客に迷惑が掛かる
メールやSNSは携帯でも見ることは可能ですが、通信不良の場所にいると確認することができません。しかし、会社に電話をすればそのようなことは決してありません。
万一のことを考え、必ず上司か会社に直接電話をするのが良いでしょう。同様の理由で、顧客に連絡する際もメールやSNSではなく、電話をして対応をしましょう。
欠勤では、どのような場面でメールをしたほうがいいのでしょう？
欠勤連絡をするときにメールを使うシチュエーションでは、以下3つの内容を明記しておくことがポイントです。
- 欠勤で影響が出ること
- どう対応するか
- 次回出勤の目安
上記3つを意識したうえで、例文を参考にしてみましょう。
To:モチオさん
件名：❶本日5月10日欠席のご連絡
❷〇〇さん
おはようございます。
昨晩より風邪をひいて高熱が出ておりますので、本日はお休みさせて頂きたいと思います。
本日の会議については、
❸代理でもち子さんに私から出席をお願いしようと思っています。
❹明日以降の出勤については、通院後に状況を連絡致します。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
よろしくお願い致します。
上記例では、最低4つの事に注意して送信しましょう。
- 件名に休む日付を入れる
- 社内宛ては『さん』
- 何に影響が出てどう対応するか明記
- 次回の出勤日の目安を記載
急な休みとなる時は、まずは電話で欠勤を連絡、そして詳しい詳細はメールでフォローというスタイルがベターとなるでしょう。
なるほど～
これなら、とてもスマートで上司も動きやすいですね。
依頼メール
営業職関連ではよく利用する、打ち合わせメール。
依頼メールでの注意事項は、売り込みし過ぎて押しつけがましい内容にしないことが大事です。
興味があるかわからない相手に、商品資料を送っても敬遠されることがあります。
なるほど。
では、どのようなことに気を付ければいいのでしょうか？
相手に依頼するようなシチュエーションでは、まずは打ち合わせに進む流れを取ることが非常に大切です。下記例文から、重要な3つのポイントを解説します。
To:株式会社〇〇 もちみ様
件名：新商品『Mochi Phone』のご紹介についてのご挨拶
株式会社〇〇
もちみ様
いつも大変お世話になっております。
株式会社✖✖のモチです。❶季節の変わり目ですが、お変わりございませんか？
この度、弊社から発売させることになりました、
新商品『Mochi Phone』のご紹介をさせて頂きたく、ご連絡差し上げました。
Mochi Phoneは、△△への効果が期待でき、
❷もちみ様のお客様にもきっとお喜び頂ける商品と思っております。
下記URLより詳細をご確認頂けます。
https://www.mochimochiphone/
よろしければ、❸来週・再来週あたりでご訪問させて頂きたいと思いますが、ご都合はいかかでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討のほどよろしくお願い致します。
- 相手を気遣う一言で距離を縮める
- 相手のメリットを書き、興味を引く
- アポイント希望日は幅を持たせる
商品を紹介する際に大切なのは、長々メールで説明しないことです。手軽に詳細がわかるURLは非常に有効なので、是非使ってみて下さい！
謝罪メール
大事な顧客に多大な迷惑をかけてしまったとき、あなたはどんな対応をされますか？
内容によってはメールではなく、まずは電話で謝罪するべきケースもあるので、状況を冷静に判断して謝る手段を選んでください。
謝るときのポイントはあるのでしょうか？
以下順番を守りつつ、誠意をもって謝罪すれば大丈夫です。
- まず謝る
- 経緯の説明
- 今後の対応
謝る時には、誠意をもって謝罪することも大事ですが、どうしてトラブルに繋がったのか、これからどのように対応するのかも伝えないと、相手も納得しない可能性があります。
上記3つのポイントを意識したうえで、例文を参考にしてみましょう。
To:株式会社〇〇 萌智様
件名：請求書の支払い遅れのお詫び
株式会社〇〇
萌智様
いつもお世話になっております。
株式会社✖✖のモチです。
この度は、❶10日付に頂きました『Mochi Station』ご請求書の支払いが遅れてしまい、誠に申し訳ございませんでした。
御社に多大なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
社内で確認したところ、経理ミスであることがわかりました。
今後このようなことがないよう、細心の注意を払ってまいります。
また、❷遅れてしまいましたお支払いにつきましては、6月15日にお支払いをさせて頂きましたので、ご確認頂けますようお願い申し上げます。
何卒、よろしくお願い致します。
- 何の謝罪か明確にする
- 既にミスについて対応してることも伝える
ミスがあったことは事実なので、まずはそのことに対して誠意をもって謝罪をします。
そして、その過ちを早く解決するのが誠意に繋がるので、できるだけ早く問題を解決して相手にお詫びをしましょう。
謝罪には、迅速な対応が必要ということですね。
催促メール
催促のメールをもらうと、誰でも焦りますよね？
大事な顧客であれば、相手に圧を与えない書き方を心がけるのがベストです。
具体的にどのように書けばいいのでしょうか？
協力してもらう内容にすると、気持ちよく返事して頂けますよ。
催促メールに関しては、『協力』をしてもらうように伝えると、相手にも嫌な印象を与えないで済みます。以下例文よりポイントを確認していきましょう。
To:社内
件名：❶【ご確認】営業部懇親会の出欠について
みなさま
お疲れ様です。モチです。
先日お送りした、懇親会の出欠について再度ご連絡しました。
(※既にお返事いただいている方には二重のご連絡失礼します。）
月末のお忙しいタイミングと思いますが、❷お店の予約の都合で23日(木）までのお返事にご協力お願いします。
❸◆営業部懇親会◆
❸日時：4月29日（水）19時～
❸場所：新宿付近のお店を予定
会費：4,000円
出席のご連絡：モチまでメールまたはお声がけ下さい。
普段、業務で関わらない方ともお話できる機会になればと思いますので、ご予定調整のうえ、みなさん是非ご参加下さい。
よろしくお願いします。
- 冒頭に相手にして欲しいことを書く
- 事情をきちんと書くと協力されやすい
- 相手が最初のメールを見落としる可能性を踏まえ再明記
催促メールで重要なのは、『協力してもらうこと』です。そのためには、相手に事情を伝えることで快く協力される可能性があります。
事情説明には、『期日』や『場所』などの情報を提示することで、状況把握がしやすくなります。
なるほど～
開催日よりも前のデッドラインを記載することが大切なのですね。
お礼メール
お礼のメールを送るときは、感謝の意を伝えるのはもちろんですが、お礼だけで終わるのは非常にもったいないです。
『次に繋がる』ようなニュアンスを含めることに意味があります。
お礼のメールだけでは、相手が次回あなたに連絡する可能性はほぼゼロです。
確かにそうですね。
では、どうすれば次に繋げることができるのでしょうか？
お礼メールで大事なのは、『返信してもらえる』内容を書くことです。例文を見ながらポイントを参考にしてみて下さい。
To:おもち編集部 モチ様
件名：『もちもちクエスト』発表会へのご来場ありがとうございました
モチ様
いつもお世話になっております。
株式会社✖✖のもちのです。
先日はお忙しいなか『もちもちクエスト』の発表会へお越し頂き、誠にありがとうございました。
新商品の機能を実際お試し頂き、大変うれしいです。
もし、商品についてご不明点や❶ご要望がございましたら、お気軽にご連絡下さい。 ❷改めて訪問し、ご説明させて頂きます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- いつでも聞いて下さいという気持ちを伝えてプレッシャーを与えない
- 聞きたいという返信があれば、次に繋がるチャンス
上記メールでは、お礼に合わせて次に繋がる内容を展開しています。
発表会の感想を相手に求めるのではなく、『何かあれば聞いてください』と気軽に質問しやすいシチュエーション作りをしているのも良いです。
お礼メールは当日に送れば印象が上がるので、忘れずに必ず送りましょう。
まとめ
今回はメールの重要性と使い方のポイントを解説してきましたが、いかがだったでしょうか？
冒頭でも述べましたが、現代人は忙しい時に電話を出るのが面倒と考える人が増えてきました。
だからこそ、電話に代わるメール作法をしっかり身につけるのが、これからのビジネスマンに求められることとなるでしょう。
当記事のメール作法のポイントをおさらいしましょう。
メールには、5つのルールがありました。
- 長文は控える
- コピペメールは古くさい
- 送るタイミングを配慮
- 1メール1案内を目安に
- 読んだらすぐに返信
上記5つのルールを意識して、各シチュエーションに合わせてメールをすることで、社内や顧客とより良い関係を築けることに繋がります。
はじめは難しいことかもしれませんが、経験を積めば誰でもできることなので、頑張ってみましょう。
ここまでお読み頂き、誠にありがとうございました。
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